Serienbriefe und -mails (Online-Kurs)

Die Serienbrief-Funktion von Word ist beruflich und privat vielfältig einsetzbar – und häufiger, als viele glauben, eine echte Hilfe: Sie möchten einen größeren Personenkreis mittels Brief oder auch E-Mail über ein bevorstehendes Ereignis informieren, wie einen runden Geburtstag, ein Firmenjubiläum, ein Vereinsfest oder einen Umzug? Sie planen den Versand eines regelmäßigen Newsletters? Oder Sie benötigen Ausweise bzw. Namensschilder für Konferenzteilnehmer? In all diesen Fällen und vielen mehr ist die Serienbrieffunktion von Word genau das richtige Tool für Sie!

In diesem Kurs lernen Sie kompakt, wie sich dieses hocheffiziente Werkzeug zielgerichtet anwenden lässt. Es kann u. a. Ihren Aufwand für Routineaufgaben immens reduzieren, mancherlei Rundschreiben erst ermöglichen und durch Automatisierung für einen hohen Grad an Fehlerfreiheit sorgen. Grundlegend gilt: Sie benötigen ein Hauptdokument mit allen feststehenden Formulierungen und Platzhaltern sowie eine Datenquelle, aus der heraus die Platzhalter gefüllt werden.

In diesem Kurs zeige ich den Teilnehmern, wie sie ein Hauptdokument mit den erforderlichen Platzhaltern erstellen, eine Datenquelle in Excel oder auch Word aufbauen bzw. eine bestehende Quelle aufbereiten und Hauptdokument und Datenquelle so miteinander verknüpfen, dass sie Serienbriefe oder auch Serien-E-Mails sowie technisch vergleichbare Dokumente erstellen. Dabei lege ich auch dar, wie man einige besondere Herausforderungen meistert. Nach Ihrer Kursteilnahme können Sie also nicht nur Adressen automatisch auswechseln, sondern etwa auch flexible Textpassagen anwenden (diese werden in Abhängigkeit eines Wertes eingefügt, nach diesem Prinzip: »Wenn … dann … ansonsten«). Ein Paradebeispiel für ist hier die korrekte Briefanrede in Abhängigkeit vom Geschlecht. Und wir arbeiten nicht einmal nur mit Text: Auch das Einbinden von Bildern, etwa in Ausweise von Konferenzteilnehmern, ist eine sinnvolle Funktionalität, und auch sie stelle ich den Kursteilnehmern vor.

Wer sollte an diesem Kurs teilnehmen? Der Kurs richtet sich an alle, die Rundschreiben verschicken oder Events organisieren, insbesondere an Mitarbeiter in Sekretariaten und im Marketing, aber auch an Selbständige, Vertreter von kleinen und mittleren Betrieben sowie an Vereinsverantwortliche und Privatpersonen. Für die Teilnahme werden einfache Grundkenntnisse in Word und Excel vorausgesetzt.

Ziel dieses Trainings: Nach diesem Kurs sind die Teilnehmer sicher im Entwurf von Serienbriefen und Serienmails. Sie können mit den benötigten Platzhaltern umgehen und beherrschen die Aufbereitung bzw. Erstellung der benötigten Datenquelle.

 

Die Kursinhalte im Detail:

• Erstellung eines Word-Hauptdokuments
  • Einsetzen von Platzhaltern
  • korrekte Formatierung von Seriendruckfeldern (z. B. für Datumsangaben)
  • Verwendung flexibler Textpassagen
  • Aufbau der korrekten Anrede
  • Einfügen von Bildern
• Generierung einer Serienmail
  • aus dem Word-Hauptdokument heraus
  • in einem HTML- oder Textformat
• Aufbau einer geeigneten Datenquelle
  • als Excel-Arbeitsblatt
  • als Word-Dokument
  • Hinweise für die Verwendung von Access-Tabellen
  • als Outlook-Kontakte-Ordner

 

Kursunterlagen: Unterrichtsmaterialien, wie Übungsdateien und ein ausführliches Skript mit allen Arbeitsschritten und zahlreichen Bildschirmabbildungen, werden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.

Online-Zusammenarbeit: Das Training wird mittels der Microsoft-Software Teams in Bild und Ton vom Rechner des Trainers auf die Rechner der Teilnehmer übertragen. Dazu erhalten die Teilnehmer einen Tag vor Beginn des Trainings eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, über den Teams in einem Browserfenster geöffnet wird. Die Nutzung von Teams ist für den Teilnehmer kostenlos. Sofern Teams auf dem Rechner des Teilnehmers als App installiert ist, kann natürlich auch über die App an dem Training teilgenommen werden.

Methodik: Sämtliche Arbeitsschritte werden vom Trainer in enger Anlehnung an die Kursunterlagen demonstriert. Der Bildschirminhalt des Trainerrechners wird auf die Bildschirme der Teilnehmer übertragen, so dass alle Teilnehmer jeden Schritt detailliert verfolgen können. Nach jedem Arbeitsschritt haben die Teilnehmer die Möglichkeit dazu, das Gesehene am eigenen Rechner nachzuvollziehen. Fragen der Teilnehmer werden möglichst sofort beantwortet. Ggf. kann ein Teilnehmer seinen Bildschirm auch für den Trainer und alle Teilnehmer freischalten, um die Frage gemeinsam zu besprechen.

Kursdauer: 1 Lerneinheit à 3,0 Std. – Di., 07.03.2023, von 09:00 bis 12:30 Uhr (mit Pause).

Vertiefungsminuten: Ich bin wirklich für Sie da. Sollte bei Ihnen die Transformation des Gelernten auf die eigene Aufgabenstellung nicht gelingen, so können Sie innerhalb von vier Wochen nach Trainingsende max. 30 Vertiefungsminuten abrufen – einfach so und kostenlos. (Diese Vertiefungsminuten sind mit der Kursgebühr bereits abgegolten.) Über diesen besonderen Service gebe ich jedem Kursteilnehmer, der dies wünscht, im Eins-zu-eins-Gespräch die nötige Hilfestellung. Denn bei mir geht’s ums Verstehen, und die Kurse sollen den Teilnehmern tatsächlich unmittelbar helfen. Ist dies erreicht, bin ich zufrieden – und meine Kursteilnehmer sind es auch.

Kursgarantie: Der Kurs findet ab 3 Teilnehmern statt.

Zertifikat: Der Teilnehmer erhält ein Zertifikat, das die Teilnahme am Kurs bestätigt und dessen Inhalte aufführt. Nimmt der Teilnehmer nach Abschluss des Kurses an einem Online-Quiz teil, so wird ein qualifiziertes Zertifikat ausgestellt. Die Qualifizierungsstufen sind:

• mit Erfolg
• mit gutem Erfolg
• mit sehr gutem Erfolg

Technische Voraussetzungen: Auf dem Rechner des Teilnehmers muss MS Office 2010 oder neuer installiert sein. Zur verbalen Kommunikation mit dem Trainer ist eine Sprachverbindung über den Rechner erforderlich. Dazu muss der Rechner der Teilnehmer über Mikrofon und Lautsprecher verfügen. Eine Videokamera kann genutzt werden, sie ist aber nicht zwingend nötig.